Mengapa Perusahaan Kembali Menggunakan Excel Setelah Implementasi ERP?

Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk mengimplementasikan ERP, salah satu tujuan utamanya adalah mengurangi ketergantungan pada proses manual. Sistem ERP yang dirancang dapat mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, inventaris, pengadaan, hingga operasional dalam satu platform yang terpusat.

Dengan adanya sistem ERP, perusahaan berharap seluruh proses pencatatan dan pelaporan tidak lagi bergantung pada spreadsheet.

Namun dalam praktiknya, fenomena penggunaan Excel setelah implementasi ERP masih cukup sering ditemukan di banyak perusahaan. Tim operasional tetap menggunakan spreadsheet untuk mencatat data, membuat laporan tambahan, bahkan mengelola proses yang belum sepenuhnya tertangani oleh sistem.

Hal ini bukan berarti ERP tidak berfungsi, tetapi lebih menunjukkan adanya kesenjangan antara sistem yang diterapkan dengan implementasi pada operasional perusahaan.

ERP Tidak Selalu Menggantikan Proses Kerja

ERP memang dirancang untuk mendukung proses bisnis yang kompleks menjadi lebih sederhana dan saling terintegrasi. Akan tetapi setiap perusahaan memiliki struktur operasional yang berbeda-beda.

Dalam beberapa situasi, sistem yang diterapkan belum sepenuhnya dapat menyesuaikan dengan workflow internal perusahaan. Ketika hal ini terjadi, tim operasional biasanya mencari cara alternatif untuk tetap menjalankan pekerjaan mereka yang menurut mereka paling gampang.

Spreadsheet sering menjadi solusi cepat karena fleksibel dan mudah digunakan oleh berbagai divisi.

Fenomena ini menunjukkan bahwa ERP tidak dapat dipahami hanya sebagai sistem teknologi, tetapi juga sebagai bagian dari alur kerja perusahaan. Sehingga ERP mampu menjelaskan bagaimana sistem ERP berperan dalam mengatur berbagai proses bisnis organisasi.

Reporting Masih Membutuhkan Spreadsheet

Salah satu alasan mengapa Excel masih digunakan setelah implementasi ERP adalah kebutuhan analisis data yang lebih fleksibel seperti membuat PIVOT.

Walaupun ERP memiliki fitur pelaporan, beberapa perusahaan membutuhkan format analisis yang lebih spesifik untuk kebutuhan manajemen atau operasional.

Dalam kondisi seperti ini, data dari sistem ERP biasanya diekspor terlebih dahulu, lalu diolah kembali menggunakan spreadsheet untuk membuat laporan yang lebih detail atau sesuai dengan kebutuhan internal.

Praktik ini cukup umum terjadi, terutama ketika perusahaan belum sepenuhnya mengoptimalkan kemampuan sistem ERP mereka.

Workflow Sistem Tidak Sepenuhnya Mengikuti Operasional

Setiap perusahaan memiliki kebijakan operasional yang unik, mulai dari alur persetujuan hingga struktur pelaporan antar divisi.

Jika sistem ERP yang digunakan tidak sepenuhnya mengikuti alur kerja tersebut, tim operasional biasanya membuat proses tambahan di luar sistem untuk menyesuaikan kebutuhan mereka.

Dalam banyak kasus, spreadsheet digunakan untuk melengkapi proses yang belum tercakup dalam sistem.

Situasi ini menunjukkan pentingnya memastikan bahwa ERP benar-benar menyesuaikan diri dengan kebutuhan bisnis. Jika tidak, sistem yang seharusnya membantu operasional justru dapat menciptakan proses tambahan yang tidak efisien.

Kurangnya Pengelolaan Sistem Setelah Implementasi

Fenomena penggunaan Excel setelah implementasi ERP juga sering terjadi ketika perusahaan tidak memiliki strategi pengelolaan sistem setelah tahap implementasi selesai.

Ketika sistem sudah berjalan, banyak perusahaan menganggap proyek ERP telah selesai. Padahal dalam praktiknya, sistem biasanya membutuhkan berbagai penyesuaian lanjutan untuk mengikuti perkembangan operasional perusahaan.

Tanpa dukungan berkelanjutan, ERP dapat menjadi sistem yang kurang fleksibel terhadap perubahan bisnis. Kondisi ini juga dijelaskan, bahwasanya sistem yang tidak dikelola secara aktif dapat kehilangan relevansinya dalam operasional perusahaan.

Penutup

Fenomena penggunaan Excel setelah implementasi ERP sering terjadi menunjukkan bahwa keberhasilan ERP tidak hanya bergantung pada proses implementasi awal.

Sistem yang telah diterapkan perlu terus disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan, agar dapat dimanfaatkan secara optimal oleh seluruh tim internal.

Jika Anda ingin memahami lebih lanjut bagaimana pendekatan ERP Enablement-as-a-Service di dalam perusahaan Anda, TiLabs terbuka untuk berdiskusi lebih lanjut. Book a free demo now.

Diskusi awal dapat dilakukan secara langsung melalui WhatsApp untuk mengeksplorasi kebutuhan sistem dan strategi ERP yang paling relevan bagi perusahaan Anda.